Последствия несоблюдения сторонами письменной формы договора поставки, если товар передавался по товарным накладным

Действующим законодательством России не предусмотрена обязательная письменная форма для договора поставки. Соответственно, к договору поставки применяются общие положения Гражданского кодекса РФ о сделках, а именно: если в договоре поставки хотя бы одной из сторон является юридическое лицо, либо если поставка товаров производится на сумму, превышающую десять тысяч рублей, договор поставки должен быть заключен в простой письменной форме.

Однако несоблюдение простой письменной формы договора поставки не влечёт его недействительность. В соответствии со ст. 162 Гражданского кодекса РФ, несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

Если договор поставки в письменной форме не заключался, главным подтверждением правоотношений между поставщиком и покупателем будет товарная накладная.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учёте), каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», товарная накладная является первичным документом для учёта торговой операции по поставке.

Таким образом, товарная накладная является главным доказательством факта передачи товара покупателю. Поставщику следует внимательно относиться к оформлению товарной накладной, поскольку недостатки в оформлении товарной накладной могут в дальнейшем привести к неблагоприятным последствиям.

Рассмотрим несколько распространённых ошибок в оформлении товарной накладной.

Отсутствие обязательных реквизитов первичного учетного документа, составляемых в унифицированной форме (в том числе накладной № ТОРГ-12). Обязательные реквизиты перечислены в п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учёте, к ним относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отсутствие некоторых реквизитов в товарной накладной может привести к тому, что в случае судебного спора факт отгрузки товара или принятия его покупателем будет признан недоказанным.

Кроме того, серьёзным упущением является отсутствие в товарной накладной подписи лица, принявшего товар. Накладная, не подписанная со стороны покупателя, не может подтверждать факт поставки товара. В таком случае подтвердить поставку будет затруднительно даже при наличии иных доказательств.

В товарной накладной обязательно должны присутствовать подпись и должность лица, принявшего груз по доверенности, а также расшифровка подписи. Данные реквизиты подтверждают, что товар приняло конкретное лицо, уполномоченное покупателем. Одного наличия в товарной накладной подписи лица, принявшего товар, недостаточно, если это лицо не указало расшифровку подписи и свою должность. Суд может не принять товарную накладную с неполными данными в качестве подтверждения поставки. В таком случае решение суда будет зависеть от наличия или отсутствия в деле других доказательств.

Сотруднику компании-поставщика, передающему товар, необходимо всегда требовать у приемщика представить оригинал доверенности, уполномочивающей его на приемку товара от имени покупателя. В противном случае в суде может выясниться, что товар приняло лицо, не уполномоченное покупателем. В такой ситуации имеется высокий риск проигрыша в суде.

Безусловно, лучше всегда заключать договор поставки в письменной форме, с целью дальнейшей минимизации рисков. Если всё же получилось так, что договор поставки в письменной форме не заключен, необходимо тщательно следить за оформлением товарных накладных.